低碳永續 E化行動 守護森林

發布時間:108年07月12日

會 計 處 友善環境減紙做起
人力資源處


 早期一般公司各種帳本或人事資料都由員工繕打成文件後再列印備檔,密密麻麻的文件堆滿整個辦公桌、鐵櫃中,員工需要查詢紀錄時,還得翻箱倒櫃費盡功夫才能達成;然而,拜科技所賜,許多複雜資料透過電子化作業不但可以省去紙本列印,透過檔案歸納、管理,查詢資料可說是輕而易舉的一件事。台電會計處和人力資源處也立即搭上這股科技潮流,運用資訊系統來掌管各項業務,提升辦公效率,更因減紙助益企業永續的建置。

 

化繁為簡立新局  紙本作業電子化

許多公司財會及人力資源等部門傳統上都會使用大量的紙本裝訂來建檔,台電公司亦是如此。在每年有數以萬計的帳目、2萬餘員工資料的作業中,各項檔案文件是非常多樣式的,無論是會計處各種會計帳簿、報表及各種輸入、輸出資料等相關資料,或是人資處的員工資料表單、年度考核表單以及福利、值勤相關表單等,林林總總項目加起來非常多種類,所需使用的紙張數量也很龐大。

以會計處而言,僅單一年的帳簿表單大約就可放滿四個四層大型鐵製書架,依規定當年度的會計資料又必須保存10年;人資處遭遇相同問題,單以人事基本資料建置來看,每位員工依資料需求會有10幾種不同表單,所以會計、人事資料數量之龐大可想而知。然而,台電公司於98年導入ERP (企業資源規劃)系統,會計處便積極進行帳簿、機器列印傳票無紙化,改以電子方式的資料媒體儲存,並於101年全面上線;無獨有偶,人資處亦推動作業流程簡化與電子化,著手紙本文件轉化成系統儲存相關工作,讓作業更為簡便,同時可節省資源及支出。

 

資源使用更節省  資訊運用更精準

會計處期昐為「守護森林做環保」盡一份心力,在當時相關法規要求必須以紙本列印保存的會計資料,經積極推動「會計資料媒體儲存作業規定」,終獲行政院主計總處同意會計帳簿改採電子方式存放資料儲存媒體,以減少列印紙本帳簿。主要的電子處理方式包括記錄會計交易及各項輸入、輸出資料之資訊平台、存放會計資料之儲存媒體等;推動會計資料媒體儲存後,已大幅減少列印紙本帳簿、報表、機器列印傳票等會計資料,利於保存、查閱,不但節約用紙、碳粉或墨水,毋需保存紙本帳簿,更可降低因倉儲空調而耗用的能源。

無獨有偶為朝向企業化經營,於102年成立「行政作業流程簡化專案小組」,簡化過往繁瑣的行政流程、提升效率,人資處配合積極推動文件電子化及簡化作業,將部分人事資料鍵入資料庫,大幅減少用紙需求,同時重新修訂多項行政作業,提高辦公效率。另基於簡化作業程序並有效達到考評目的,自105起全面實行考核線上化作業,取代傳統紙本傳遞,為經濟部所屬國營事業第一家率先採行電子化考核之公司;e化不僅具有環保概念,同時有助於資料保存及分析,強化未來的應用性。

 

作業轉換靠耐心  事半功倍見成效

導入ERP系統後,由於許多會計專業項目與原系統大相徑庭,因此操作上需要一定時間學習熟練,又因作業涉及全公司,使用系統人數眾多,如何宣導、溝通及教育訓練變成重要課題。會計處首先規劃由部分同仁接受教育訓練成為種子教師,之後再由種子教師協助其他同仁學習及使用,並同時辦理多場次ERP系統溝通會議、說明會,促使系統建置後同仁能順利操作。會計處同仁也表示,系統剛上線時,真的會有一段陣痛期,一面要處理手邊許多工作,一面還需要學習不熟悉的工具,但經過2年的磨合發現,ERP系統相當便利,許多帳務統計處理的正確性、即時性大幅提升。

人資處開始推動文件e化時,亦有同仁不習慣作業模式,如部分較資深同仁和分散在各縣市第一線負責執行人事業務的同仁,都需要時間並循序漸進逐步學習,因此,在總公司的人資處需要不斷提供諮詢、訓練,使內、外部每位同仁都會使用。也因電子化作業為人資工作帶來許多幫助,例如線上考核機制推動,讓主管可隨時記錄同仁工作情形,毋須在年末才統一作業,更能具體評鑑實際現況,讓人力資源管理更加落實,同樣也大幅減少用紙需求。

 

友善環境一起來  點滴聚積成大樹

環境保護從小地方就可做起,會計處不但將會計資料轉為電子方式的資料儲存媒體,轉發公司內部訊息亦已採用電子公文或電子郵件等方式傳達;而人資處在舉辦球類Fun電營71週年慶祝會等活動上,均儘量以可重複使用之道具及布置用品為主,並向參加來賓宣傳節能減碳觀念,雖然是小小的行動,但持續推廣一傳百百傳千,讓大家牢記後能轉化實際行動,一起來為環境努力。

會計處與人資處雖屬於內部行政單位,不似發電廠、施工處等會有許多較明顯的環境相關建設,但都積極順應全球行政再造趨勢,透過電子化、作業簡化等措施來達到節能減碳,減少資源浪費。以目前會計處與人資處的省紙效益推估,每年平均約可節省68萬張紙,經換算近20層樓高度,成效可觀。未來在會計、人事作業上,仍會隨時檢視工作模式,不斷精益求精進步,除協助達成資源節省、低碳永續目標外,希望持續提升辦公績效,有更好的職場表現。